 |
| Zaman yönetimi nasıl yapılır? 10 Adımda Zaman Yönetimi |
Hayatımın bazı dönemlerinde "Zamanımı yönetebilsem, her şeyi çözerdim." dediğim çok olmuştur. Ama son zamanlarda bunu çok daha az diyorum. Çünkü zaman yönetimi, gerçekten diğer birçok şey gibi pratik yaptıkça öğrenilen, içselleştirilen ve geliştirilen bir şey. Üstelik, kişisel gelişiminizin de büyük parçalarından biri. Çünkü okunacak bir şeyler için bile zaman bulamayan biri olmaktan çıkıp, hem okuyan hem birkaç satır yazan, üstüne spor yapan ve sevdiklerine vakit ayıran biri olmanızı sağlıyor zaman yönetimi. Bugün ben de kendimde denediğim ve işe yarar gördüğüm 10 maddeyi sizinle paylaşacağım. Eğer beğenirseniz, alın kullanın ve diğer insanlarla da paylaşın.
1. Sabahtan Maksimum Verimi Almaya Çalışın
Tavsiye İçerik: Sabah Mucizesi. Sabah Mucizesi'nden kendime kalanları not aldığım blog yazısına ve sonra da doğrudan kitabın kendisine mutlaka göz atmalısınız. Sabah Mucizesi, gerçekten hayatınızı değiştirecek bir kitap.
Peki ben sabahları neler yapıyorum? Aslında onu da Verimli Bir Gün İçin Sabah Rutini başlığında anlattım. Sabah Mucizesi'ni okuyanlar fark edecektir, kendi rutinimi oluştururken Sabah Mucizesi'nden epey yararlandım.
2. Küçük Zamanları İyi Kullanın
Küçük zamanlar dediğim 1-2 dakikadan başlayıp, 45-50 dakikaya kadar giden aralıktaki zamanları kapsıyor. Bir dakikada halledebileceğiniz işler, gerçekten şaşırtıcı. Daha önce blogda bunu da konuşmuştuk: Her An Çalışma Zamanıdır başlığında.
Toplu taşımada seyahat ederken, kitap okuyun. Kitap okuyamıyorsanız, sesli kitap dinleyin. Onu da yapamıyorsanız meditasyon yapın. (Meditasyon aslında nedir başlığını da tavsiye ederim. Çünkü bizde durum biraz yanlış anlaşılmış görünüyor.)
Bu küçük zamanlarda kendinizi ileri götürürseniz, 10 yılın sonunda bilginin bileşik getirisinden elde edeceğiniz kazançlar, dudak uçuklatan cinsten olur. Arkadaşlarınızı beklerken, restoranda yemeğinizin gelmesini beklerken, toplu taşımada ya da nerede boşluk olduysa orada; kendinize bir şeyler katın. Zamanınızın her saniyesi kıymetli. Çöpe atmayın.
Tavsiye İçerik: Her An Çalışma Zamanıdır: Zamanı Değil, Direnci Yen! Hayatınızın her anını nasıl etkin kullanabileceğinize dair, Jules Payot ve James Clear'dan edindiğim bilgiler ve kendi tecrübelerimi aktarıyorum. Mutlaka göz atmalısınız.
3. Zaman Tuzaklarından Kaçının
Zaman tuzağı çevresel faktörlerden kaynaklanabileceği gibi, fark etmeden kendi kendimize de kurduğumuz bir şeydir. Çevresel olanlar genellikle verimsiz ya da amaçsız toplantılar, bir amaca hizmet etmeyen konuşmalar vb. şekillerde kendini gösterir. Kendi kendimize kurduğumuz zaman tuzaklarıysa genellikle akışkanlıklarımızın bir sonucudur. Sosyal medyada yapılan sonsuz kaydırmalar, tamamen el alışkanlığıyla yapılan e-posta kontrolleri vb.
Bu tuzaklardan kaçınmak zamanınızı daha iyi yönetmenize ciddi katkı yapar. Çevresel etkilerden kaynaklı zaman tuzaklarını tam olarak engellemek mümkün değil. Ama alışkanlıklardan kaynaklı olanlardan tamamen kurtulabiliriz. Bunun için ben telefonu konsantrasyon modunda kullanıyorum. Eğer Android telefon kullanıyorsanız, Dijital Denge uygulamasının içinden dikkat dağıtıcı uygulamaları seçerek siz de bunu sağlayabilirsiniz.
Tavsiye İçerik: Dopamin Dosyası'nda sosyal medyanın aslında bizi nasıl içine çektiğini detaylıca anlattım. Göz atmak isteyebilirsiniz.
4. Günlük ve Haftalık Plan Yapın
Ben pazar günleri bir sonraki hafta halledeceğim işleri not alıyorum. Gece yatmadan önce de ertesi gün yapılacak işleri not ediyorum. Bu ertesi gün ya da gelecek hafta yapılacak işleri belirgin hale getirerek, oradan oraya savrulmamı engelliyor. Siz de ufak bir ajanda ya da küçük bir Excel tablosu kullanarak durumunuzu netleştirebilirsiniz.
Yapacağınız böyle bir tabloda, bütün detayları yazmanıza bence gerek yok. Ama siz saat saat planlayarak rahat edecekseniz, onu da deneyebilirsiniz. Burada tek bir doğru yok, sadece size uyan şekli bulmanız gerek.
5. Önceliklendirin
Yapacağınız işlerin bir önem sırası olmalı. Genellikle önemli/önemsiz ve acil/acil değil etiketlemesi yapılıyor ama ben bu yolu tercih etmiyorum. Benim için her türlü iş 10 üzerinden puanlanır. 10 puan kritik önemde ve bir an önce halletmem gereken bir iştir. 1 puansa,yapılacak listesinde en sona atılabilecek düşük önemde bir iştir.
İster puan sistemini, isterseniz 4'lü tablo metodunu kullanın. Ama yeter ki önceliklendirme yapın. Haftaya planlı başlamak gibi bu da bir sonraki işte hangisine geçmeniz gerektiğini gösterir. Kafa karışıklığını ortadan kaldırır ve savrulmayı engeller.
6. İşleri Parçalara Ayırın
Her işin zor ve kolay kısımları vardır. Kolay kısımları küçük zamanlarda, zor kısımları geniş zamanlarda halletmeye odaklanın. Böylece işi bütün olarak ve tek seferde halletmek yerine, kısım kısım ilerleyebiliriz. Bu da bizim daha efektif çalışmamızı garanti altına alır.
7. Hayır Demeyi Öğrenin
Hiçbirimiz "Bay Evet" olmak zorunda değiliz. Bay Evet olduğunuz zaman, herkesin her zaman size (İç Anadolu tabiriyle) kaktırılacak işi vardır. Başkalarının işlerini size kaktırmalarını engellemenin en temiz yolu hayır demektir. "Abi müsaitsen şuna bir baksan ne?" Hayır kardeşim, müsait değilim. "Abla şu işi birlikte halledelim mi?" Hayır bacım başka işim var.
Sadece bir kelime size müthiş zaman kazandırır. Bunun bir versiyonu da "bilmiyorum"dur. Ama ben o kelimeyi pek sevmiyorum. Bilmiyorum demek hoşuma gitmiyor. Yine de kullanmak isteyenler için bir büyüğümün sözünü paylaşayım: "Bir bilmiyorum, bin bela savar. Bilmiyorum de geç." derdi. Kısmen haklı da aslında ama siz bilmiyorum demeyin. Makul bir şekilde hayır deyin.
8. Verimli Döngüler Kurun
İşten geldiniz. Piliniz bitmiş. Yemeği yediniz. Çerezinizi aldınız ve televizyonun karşısına kuruldunuz. TV izlerken uyuyakaldınız. Manzara tanıdık geldi mi? Benim hayatımda da böyle bir dönem vardı. Bu döngü kısır ve verimsiz bir döngü. Bu döngüyle ertesi güne yorgun başlarsınız ve akşamında yine aynısını yaparsınız. Çünkü enerjiniz yok.
Zaman yönetimi için size enerji gerekli. Enerjiyi sağlamanın yolu da sağlıklı bir yaşam rutininden geçiyor. Düzenli beslenme, düzenli egzersiz, düzenli uyku; size daha fazla enerji olarak geri dönecek. Üstelik daha az kalori almanıza rağmen...
O yüzden verimli döngüler kurmaya, verimsiz kısır döngüleri ortadan kaldırmaya odaklanın. TV karşısında çerez ve şekerleme kolay ve ucuz dopamin. Onun yerine koyacağınız daha zorlu dopamin kaynakları bulun. Okumak, yazmak, spor yapmak vb. Verimli döngüyü bir sefer kurduktan sonra, geriye sadece ataleti korumak kalıyor.
9. Mükemmel Olmak Zorunda Değil, Başla
Doğru zaman, doğru fırsat diye bir şeye ve herhangi bir şeyin ilk seferde mükemmel olmasına inanmıyorum ben. Siz de inanmasanız güzel olur. Doğru zamanı, doğru fırsatı, mükemmel olmasını beklerken bir de bakmışsınız bir sürü zaman ziyan olmuş gitmiş. O yüzden yapacağınız, deneyeceğiniz şeylerin mükemmel olmasına gerek yok. Deneyin, beğenmediğiniz yerleri iyileştirin.
Bir uygulama geliştirdiğinizi varsayalım. İlk seferde planladığınız tüm işlevleri yerine getirmesine gerek yok. İlk versiyonu temel işlevlerle sınırlı tutun. İkinci versiyonda önemli gördüğünüz işlevleri ekleyin. Üçüncü versiyonda olsa güzel olur özellikleri ilave edin. Böyle böyle hem yaptığınız işten keyif alır, hem geri bildirim alma şansı yakalar, hem de nereden nereye geldik diyerek mutlu olursunuz.
Galiba Atomik Alışkanlıklarda okumuştum. Bir bisiklet takımının şampiyon olma hikayesi anlatılıyordu. Antrenör her seferinde bazı ufak değişiklikler yaparak takımı ilerletiyordu. Şampiyon olduklarında, başladıkları noktaya göre değişmeyen hiçbir şey kalmamıştı. Siz de iteratif ilerleyin. Zamanı yönetmenin en iyi yollarından biri mükemmeli beklememektir.
10. Zamanınızı Denetleyin
En önemlisini en sona bıraktım: Zamanınızı denetleyin. Zamanınızı kime ayırıyorsunuz? Hangi işlerde çok zaman kaybediyorsunuz? Alışkanlıklarınız neler? Yukarıdaki listeye girişmeden önce, gerekiyorsa bir gün, gerekiyorsa bir hafta, kendinizi gözlemleyin. Zamanınız nerelere harcanıyor sorusuna yanıt arayın. Bulduğunuz yanıtları, yazıya dökün. İsteğiniz dışında gelişen ve sizin çok da müdahale alanınızın olmadığı şeyleri görmezden gelin. Kendi kontrol edebileceklerinize odaklanın. Nelerden vazgeçebilirsiniz? Neler gerçekten zaman israfı?
Bunları bulmak önemli. Tıpkı harcama takibi gibi. Harcama takibi yapmazsanız, tasarruf edecek parayı bulamazsınız. Zaman takibi yapmazsanız, yönetilecek bir zaman bulamazsınız. Zamanı denetlediniz, artık eksikleri tespit ettiniz. Şimdi bir önceki maddede söylediğim iteratif ilerlemeyi kullanarak iyileştirmeye başlayın. Üstü çizilse de olur cinsinden olanlar direk çöpe. Kalan vakit artık emrinize amade.
Sonuç
Zaman yönetimi, aslında özü alışkanlıklardan geçen bir şey. Alışkanlıklarınızı, rutininizi gözden geçirerek işe başlayın. Sonrası aşama aşama iyileştirme. Yukarıdaki önerilerimi dikkate almaya başladıktan bir süre sonra fark edeceksiniz ki, zamanınız aslında var. Hem de düşündüğünüzden fazla zamanınız var. Ben bu yazıda zaman yönetimi teknikleriyle sizi boğmak istemedim. Pomodoro, 168 saat, Kanban gibi teknikleri kullanabilirsiniz. Fayda göreceğinizden de eminim ama öncelik sorunu tespit etmekte bana kalırsa.
Siz ne dersiniz zamanımız gerçekten kıt mı yoksa biz mi yönetemiyoruz? Sizin zaman yönetimiyle ilgili favori alışkanlığınız nedir? Yorumlarda tecrübelerinizi aktarın. Ve tabi yazıyı beğendiyseniz arkadaşlarınızla paylaşın!
10 Adımda Etkili Zaman Yönetimi
Zaman yönetimi pratikle gelişen bir beceridir. Bu interaktif rehberle, zamanınızı nasıl daha verimli kullanabileceğinizi ve hayatınızın kontrolünü nasıl ele alabileceğinizi keşfedin.
1. Sabahtan Maksimum Verim Alın
Günün ilk saatleri, zihnin en taze ve enerjinin en yüksek olduğu zamandır. Bu değerli zamanı bir rutinle yapılandırmak, günün geri kalanı için tonu belirler.
Grafik, ideal bir sabah rutininde zamanın nasıl verimli bir şekilde dağıtılabileceğini göstermektedir.
2. Küçük Zamanları Değerlendirin
Günün içindeki 5-10 dakikalık boşluklar biriktiğinde şaşırtıcı sonuçlar doğurur. Bir arkadaşı beklerken, toplu taşımada veya sırada beklerken geçen bu "mikro anları" bir şeyler okumak, dinlemek veya plan yapmak için kullanın.
Günde sadece 30 dakikalık mikro anları değerlendirmek, yılda 182 saatlik ek kişisel gelişim süresi demektir!
3. Zaman Tuzaklarından Kaçının
Sosyal medya bildirimleri, gereksiz e-postalar ve verimsiz toplantılar en büyük zaman tuzaklarıdır. Dikkatinizi dağıtan uygulamaları sınırlandırın ve çevresel faktörlere karşı bilinçli bir savunma geliştirin.
Telefonunuzdaki bildirimleri kapatmak, odaklanma sürenizi %40'a kadar artırabilir.
4. Günlük ve Haftalık Plan Yapın
Belirsizlik, eylemsizliğe yol açar. Pazar günleri haftanızı, her gece ise bir sonraki gününüzü planlamak, size net bir yol haritası sunar ve savrulmanızı engeller.
5. Görevleri Önceliklendirin
Her iş eşit derecede önemli değildir. Görevlerinizi 1'den 10'a kadar bir ölçekte puanlayarak veya aciliyet/önem matrisini kullanarak neye odaklanmanız gerektiğini belirleyin. Bu, kafa karışıklığını önler ve sizi en değerli işlere yönlendirir.
Önceliklendirme, "meşgul olmak" ile "verimli olmak" arasındaki farkı yaratır. Yüksek puanlı görevlere odaklanmak, hedeflerinize daha hızlı ulaşmanızı sağlar.
Grafik, görevlerin önem puanlarına göre sıralanmasını ve hangilerine öncelik verilmesi gerektiğini görselleştirir.
6. İşleri Parçalara Ayırın
Büyük ve göz korkutucu görünen işleri daha küçük, yönetilebilir adımlara bölmek, başlamayı kolaylaştırır. Her küçük adımı tamamlamak motivasyonunuzu artırır.
7. "Hayır" Demeyi Öğrenin
Her talebe "evet" demek, kendi önceliklerinizden çalmak demektir. Nazik ama kararlı bir şekilde "hayır" demek, zamanınızı ve enerjinizi korumanın en etkili yollarından biridir.
8. Verimli Döngüler Kurun
Enerjiniz olmadan zamanı yönetemezsiniz. Sağlıklı beslenme, düzenli egzersiz ve kaliteli uyku gibi pozitif alışkanlıklar, enerjinizi artırarak verimsiz döngüleri kırmanızı sağlar.
Verimsiz Kısır Döngü
Verimli Üretken Döngü
9. Mükemmeli Bekleme, Başla
Mükemmel anı veya koşulları beklemek, erteleme ve zaman kaybına yol açar. "Yeterince iyi" ile başlayın ve süreç içinde iyileştirin. Eylem, ataleti yener ve ilerlemenin kapısını aralar.
10. Zamanınızı Denetleyin
Nereye gittiğini bilmediğiniz bir şeyi yönetemezsiniz. Zamanınızı neye harcadığınızı analiz etmek, israfı tespit edip ortadan kaldırmanın ilk adımıdır.
Bu grafik, zaman denetimi öncesi ve sonrası arasındaki farkı göstererek kazanılan verimliliği ortaya koyuyor.
